PRÍBEHY O RIADENÍ PROJEKTOV 2013

Teória a prax však často bývajú rozdielne. Pozrime sa na to, s čím všetkým projektoví manažéri v praxi zápasia.

Teoretické východiská projektového manažmentu hovoria jasnou rečou. Prostredníctvom projektov sa dá oveľa efektívnejšie skoordinovať práca ľudí, čas, peniaze, procesy a všetky  okolnosti, ktoré do projektu môžu vstúpiť. Výsledkom je potom presne to, čo očakáva každá firma – úspora času, úspora peňazí, vyššia kvalita, konkurenčná výhoda, lepšie prerozdelenie  kompetencií, sprehľadnenie dokumentácie.

25.4.2013 sa na pôde Fakluty Managementu UK uskutočnila konferencia, kde sa stretli projektoví manažéri s cieľom výmeny praktických skúseností a získania inšpirácií
oblasti riadenia projektov. Nosnou témou boli PRÍBEHY O RIADENÍ PROJEKTOV.

PROJEKT OPTIMALIZÁCIE PROCESOV VO VÝROBE
Pri implementácii projektového manažmentu bolo potrebné uvedomiť si možné nástrahy. Tou  prvou bol podľa Radovana Martišoviča rozdiel medzi projektovým riadením a líniovým riadením – projektový manažér je nadriadený vedúcim jednotlivých oddelení. Ďalšou možnou nástrahou bolo
tiež precenenie, resp. podcenenie schopností, čo mohlo mať konečný dopad na celkový čas,  rozpočet, definíciu cieľov a hlavne necieľov.



KEĎ IDE O PROJEKT S CITLIVÝMI INFORMÁCIAMI
Erika Slivová zo spoločnosti ANASOFT APR sa s takýmto „citlivým“ projektom v praxi stretla. Na konferencii BPUG Slovensko zhrnula rady, ktorých sa pri podobných projektoch oplatí držať:
1. Identifikujte projekty s citlivými informáciami (spätne, na začiatku).
2. Urobte si prehľad zmlúv (sankcie, záväzky).
3. Určite pravidlá a zodpovednosti.
4. Komunikujte pravidlá tímu (minimálne povinnosť na Kick-off).
5. Aktualizujte projektové riziká a ich riadenie.

STRATEGICKÉ ZMENY A INOVÁCIE POMOCOU PROJEKTOV
Tomáš Bel z EXIsport tiež využil pri strategických zmenách projektový manažment. Hneď na  začiatku sa ale stretol s niekoľkými závažnými problémami, ktoré súviseli s firemnou kultúrou, metodikou, motiváciou ľudí, zmenou myslenia, technologickou platformou. Zamestnanci spoločnosti nevedeli, čo si vôbec majú pod pojmom projekt predstaviť, preto bolo nutné pripraviť pre nich školenie zamerané na projektové myslenie. Prekonanie prekážok úspešne doviedlo spoločnosť do cieľa. Tomáš Bel zhrnul kroky, ktoré musel podniknúť, do dynamicého modela:
1. Stratégia BSC (Balanced Scorecard), strategická mapa a určenie cieľov
2. Inovatívne projekty – hľadanie hodnoty.
3. Implementácia hodnoty do firmy.
4. Operatívne riadenie cieľov/hodnôt a meranie KPIs.
5. Feedback z trhu a od zákazníkov. Zmeny prostredia.
6. Potreba meniť stratégiu a inovácie.

KAŽDÉ ZLYHANIE JE KROKOM K ÚSPECHU
Každý projekt je iný a má svoje vlastné špecifiká. Je preto potrebné už v úvodnej fáze rozpoznať v čo najväčšej možnej miere riziká a nástrahy, ktoré na nás čakajú. Dôležitá je prevencia – pripravenosť na akúkoľvek možnú situáciu. Sú dva spôsoby, ako môžeme byť pri projektovom riadení ostražitejší. Tým prvým je zdieľanie skúseností s inými a tým druhým je samotná prax a získavanie vlastných skúseností.

Pre BPUG SLOVENSKO Jana Balážová
Zdroj: Časopis Zisk, č. 6/2013

Ako je to s projektovým manažmentom na Slovensku

NÁSTROJE PRE PODPORU PROJEKTOVÉHO RIADENIA

Dosiahnutie cieľa stojí na prehľadnosti 

Niet pochýb o tom, že v súčasnosti už mnoho spoločností využíva projektové riadenie. Dôvody sú jasné. Formou projektu dokážu firmy úspešnejšie realizovať svoje zámery a strategické ciele. A na to, aby sa im to čo najefektívnejšie podarilo, je nutné mať presný prehľad o tom, aké sú k dispozícii zdroje, kapitál, dáta a celý cyklus projektu podrobne zaznamenať. Pozornosti by nemal uniknúť ani najmenší detail. Tie totiž veľakrát rozhodujú o celkovom výsledku. 

Kedy siahnuť po softvérovej podpore?

V prípade, že spoločnosti pracujú na pár projektoch, nie je až také zložité udržať nad nimi, a najmä nad realizovanými investíciami, kontrolu. Dá sa to vyriešiť pomocou viacerých prehľadných tabuliek. Ak však paralelne prebieha viacero projektov, programov či portfólií, vzniká vysoká potreba nástrojov na podporu projektového riadenia. Práve z tohto dôvodu sú čoraz častejšie aplikované softvérové podpory. Medzi najpoužívanejšími aplikáciami vedie MS Project a MS Project Server (EPM). Ďalšie známe sú CA Clarity PPM, HP PPM, PlanView a iné.

Na pracovnom stretnutí BPUG Slovensko (združenie projektových manažérov – www.bpug.sk ) prezentovali 4 spoločnosti ich nástroje na podporu riadenia projektov, ktoré som menovala vyššie. Zástupcovia spoločností MICROSOFT Slovensko (AutoCont), CA Technologies Slovensko, HP Slovensko a PosAm priblížili ich konkrétne skúsenosti a prípadové štúdie s týmito nástrojmi, aby si tak zúčastnení mohli urobiť obraz o tom, v čom sa ich softvéry líšia, v čom sú ich pridané hodnoty i úskalia. 

Silné stránky aplikácií

Globálne môžeme povedať, že výhodou softvérových aplikácií ako takých je to, že pokrývajú rôzne procesné oblasti, začínajúc plánovaním aktivít, času, zdrojov, financií, všetkých dostupných informácií, a celkové zefektívnenie projektovej komunikácie. Veľkým benefitom je prioritizácia aktivít a tiež rozhodovanie o dôležitosti realizovaných investícií.

Zhrňme si teda hlavné prínosy systémovej podpory: 

- efektívne plánovanie a kontrola projektov
- štandardizácia postupov
- zjednodušenie komunikácie
- podpora zavedenia metodiky do praxe
- dostupnosť aktuálnych informácií v prehľadnej forme.

Nástroje poskytujú možnosť projekty či portfólia nie len naplánovať, ale aj priebežne sledovať a vyhodnocovať v akejkoľvek fáze. Čo sa týka ľudských zdrojov, dokážete ustriehnuť, kto je kedy k dispozícii na vykonanie určitej aktivity. Celkovo sa tak zlepšuje a zefektívňuje projektová komunikácia, všetky potrebné informácie sú dostupné a transparentné. 

Ktorý nástroj je najlepší?

Čo sa týka rozdielov medzi jednotlivými aplikáciami, nedá sa na základe nich konštatovať, že jeden je lepší od ďalších. Potrebné je vyskúšať a potom zhodnotiť. 

Svetlana Zakharenkova, Technology Consultant, zo spoločnosti HP tvrdí, že HP PPM kladie veľký dôraz na demand management, workflow, jednoduché nastavenie a mnoho integrácií.

Zdeno Jašek , riaditeľ projektovej kancelárie ,z PosAMu zase vyzdvihuje na PlanView možnosť konfigurácie životného cyklu, a to nie len pre projekt, ale i pre finančný plán. 

Pridanou hodnotou aplikácie od Microsoft – MS Project Server (EPM) je podľa slov Vlastimila Poláčka, EPM Unit Managera v spoločnosti AutoCont CZ , fakt, že jeho prostredie je známe z Office a jeho ovládanie je prispôsobené tak, aby bolo pre užívateľa úplne prirodzené. Možná je i konfigurovateľnosť na úrovni životného cyklu. 

Petr Behavka, Business Lead/Eastern & Africa, prezentujúci produkt spoločnosti CA Technologie, upriamuje pozornosť na dosiahnutie vysokej úrovne transparentnosti pomocou aplikácie. Okrem toho CA Clarity PPM pomáha organizáciám lepšie plánovať a reagovať na zmeny, lepšie spravovať projekty a efektívnejšie tak poskytovať služby svojim zákazníkom. 

Zo spomenutého je jasné, že všetky nástroje majú svoje výhody, no nájdu sa i nevýhody. Dôležité je mať na pamäti, že ak sa rozhodujete pre nejakú aplikáciu, je potrebné ujasniť si cieľ, zvážiť, koľko financií je k dispozícii a najmä, či máme vôbec v organizácii toľko rozbehnutých, resp. naplánovaných projektov alebo portfólií. 

Ak už sme sa rozhodli systém implementovať je len na nás, či projektové riadenie bude úspešné. Aplikáciu softvérovej podpory si nemožno zamieňať s efektívnym riadením projektu. Ako hovorí Vlastimil Poláček zo spoločnosti AutoCont: „Systém sa správa ako hrnčiarska hlina. Je na nás, čo z tej kvalitnej hliny vznikne.“. 

Jana Balážová pre BPUG SLOVENSKO

Summary of Mark Smalley’s presentation ‘IT Spring’ at the BPUG conference, Bratislava , 18 April 2012

IT Spring

‘IT Spring’ and ‘Occupy IT’ are terms that Mark used to refer to the dissatisfaction of the user community with how they are treated by IT departments. This has been the case for many years, but recently the users seem to be better equipped to challenge this situation. This is partially a generational issue – younger people, who are more comfortable with IT, are replacing older managers who tended to avoid IT. Another factor is the consumerization of IT – the average user no longer depends exclusively on the IT department because he or she can also uses readily available, cloud-based, applications to support his or her work. ‘Shadow IT’ – use of IT independent of the formal IT department – is reality. Mark’s main point is that the IT manager has to respond affirmatively to this challenge and embrace the opportunity to engage with his or her business counterpart. The traditional attitude “just tell me what you want (and then it’s your fault when it goes wrong)” is no longer acceptable. The IT manager has to develop not only more business knowledge but also business empathy in order to fulfill the business’s needs. For more on this topic, Mark refers to his papers IT Spring and IT is from Flatland, Business is from Spaceland, the latter addressing the often troubled relationship between business and IT.

Mark also referenced his favorite IT paradigm, the Big IT Picture, that he uses to clarify IT related situation by dividing the world up into the business community that uses IT, the IT department and suppliers who develop, run and change information systems, and the information systems themselves.

Personal development

On the topic on personal (leadership) development, Mark referenced various sources.

Professor Andrew Oswald is currently Acting Research Director at IZA in Bonn in Germany and Professor of Economics at the University of Warwick in the UK. His work lies mainly at the border between economics and behavioral science. He has researched psychological well-being extensively and has concluded that happiness is U-shaped through the life cycle. 

Charles Handy, a highly respected Irish management guru, speaks about the Line of Everything in thistalk (starting at 32:45). He emphasizes the need to constantly be aware of where you are on the you current development curve and to ‘reinvent’ yourself before it’s too late. 

Niccolò Machiavelli, the Italian historian, philosopher, humanist and writer, wrote about the role of luck. In the last chapter of his book The Prince, he states we only control half of our actions, the other half being determined by fortune. Therefore, he says, the man who adapts his course of action to the current circumstances will succeed. He also state that it is better to act (and take risks) than to be cautious. This last point ties in nicely with some that the American writer Mark Twain said: “In twenty years time, you will regret the things you did not do more than the things you did do”.

Project ‘Chicken’

Finally, Mark talked about Project ‘Chicken’. His elderly father, who lives alone just outside a small village in England, has started to keep chickens. Mark’s question was: “why?”. It wasn’t about the eggs they produces or the money that you get from selling them, it was about the fact that people buy eggs and that you can talk to people. The moral of the story was, when taking on a project, determine what the client wants to achieve. The outcome (conversation) is usually not the same as the output (eggs).

Mark Smalley

 

Líderstvo v projektovom manažmente

Slová projekt a projektový manažér sa čoraz častejšie vyskytujú v slovníku mnohých spoločností. Prečo to tak je? Je to potreba? Luxus? Módna vlna?

Aby sme našli odpoveď na tieto otázky, musíme si najskôr definovať pojem projektové riadenie. V projektovom riadení sa kombinuje umenie i veda ako riadiť relatívne krátkodobé projekty s obvykle konkrétnym rozpočtom a špecifickými kritériami jeho realizácie. Využitie projektového riadenia v podstate nemá obmedzenia a dôvody, prečo sa dostáva do popredia sú jednoznačné – rozvoj technológií, globalizácia a s ňou spojená globálna konkurencia, dynamické zmeny. 

Inšpirujúca hlava projektu

Keď sa povie projektový manažér, čo všetko si pod touto pozíciou vizualizujete? Sú to roky skúseností? Certifikáty a kvalifikácie? Špecializácia na technológie projektu? Vysoká úroveň organizačných schopností a odolná osobnosť?

Kľúčovou požiadavkou na projektového manažéra je byť správnym lídrom. Prečo líder? Podľa prezidenta BPUG Slovensko, Petra Balca, líder dosahuje ciele prostredníctvom ľudí, za ktorých zodpovedá a s ktorými spolupracuje. Projektový manažér je staviteľ tímu, ktorý musí mať nutne v oblasti medziľudských vzťahov veľké znalosti, okrem toho musí vedieť motivovať, inšpirovať a viesť tím. 

Najlepším príkladom, ako pochopiť opodstatnenosť roly lídra na projekte, je predstaviť si život. Ing. Roman Krajčír, Managing Director Promifinance tvrdí, že život každého z nás je osobitným a špecifickým projektom, ktorý by mal byť správne riadený. Cieľ cieľov je pritom spokojnosť v živote. Líderstvo tak začína od seba a projektový manažment sa stáva vhodným nástrojom osobnostného rozvoja. 

Pre Zdenka Bohmera, TS Country managera SVK pre spoločnosť HP Slovensko, znamená líderstvo schopnosť robiť efektívne rozhodnutia, vidieť príležitosti, chopiť sa ich, byť inšpirovaný a zároveň inšpirovať a zapájať tak tímy do hľadaní riešení pre zákazníkov.

Úspešné manažovanie projektov

Jedným z riešení ako pristupovať k projektovému riadeniu a vedeniu tímu, je aplikovať koučing. Lektor a projektový manažér 2BCognitus, Jozef Suchoža, vidí spoločný znak, ktorý zdieľa koučing s projektovým manažmentom. Je ním práca s očakávanými, resp. budúcimi výstupmi. Projektový manažér dokáže formou koučingu uvoľniť potenciál svojho tímu, priviesť ho k prebratiu zodpovednosti a podnietiť ho k vlastnému riešeniu akejkoľvek situácie.
Tento spôsob dokážu využívať zrelí a skúsení lídri schopní aktívne počúvať a potlačiť direktívny spôsob riadenia.

Aj nevydarený projekt môže byť inšpiráciou

Projektový manažment nie je len o úspechoch, ziskoch a sláve projektového tímu. Bez chýb a nesprávnych krokov to nejde (aspoň zozačiatku nie). Pozrime sa na najčastejšie príčiny zlyhaní projektov. Sú to: 

• nesprávne definovaný rozsah práce
• nedefinované kritériá výsledného projektového úspechu a očakávaní
• nedostatok komunikácie
• nesprávne plánovanie
• nedostatok kvalifikovaných zdrojov
• nerealistický čas, rozpočet a rozsah
• chýbajúci senior management a risk management.

Podľa viceprezidenta BPUG Slovensko, Petra Minárika, nie sú ľudia na Slovensku zvyknutí otvorene hovoriť o chybách. No práve to, čo nefunguje, môže byť, na druhej strane, veľmi inšpirujúce. 

Nové trendy v projektovom manažmente

Vlastimil Poláček zo spoločnosti MICROSOFT definuje virtuálny tím ako geograficky rozptýlený tím reálnych ľudí s reálnymi cieľmi, ktorí pracujú naprieč organizáciám, nezávisle na čase a priestore, využívajúci k svojmu pripojeniu moderné technológie. Výstupy takéhoto tímu sú reálne.

Fungovanie virtuálnych tímov mnohí oceňujú. Ich prínosy sú mnohé:

• možnosť získať špičkových odborníkov nezávisle na lokalite

• väčšia flexibilita, spokojnosť pracovníkov, rýchly profesionálny rast

• zníženie nákladov a úspora času na cestovanie

• zvýšenie konkurencieschopnosti organizácie

Každé za má i svoje proti, a preto sa nájdu aj kritické ohlasy a to z nasledovných dôvodov:

• náročná organizácia spolupráce

• motivácia a kontrola výkonu pracovníkov

• nedostatok spoločného kontaktu – riziko nízkej dôvery a súdržnosti

• chýbajúca osobná komunikácia.

Nechajte sa inšpirovať

Projektové riadenie nie je v súčasnosti určite žiadnym luxusom a ani módnym výstrelkom. Jeho význam stúpa rovnako ako stúpajú nároky kladené na firmy. Jediným riešením, ako na trhu nezostať priemerným, je pracovať na sebe a snažiť sa byť stále lepším lídrom. Je dôležité byť nie len učiteľom, ale aj žiakom a mať oči stále otvorené.
BPUG Slovensko (Best Practise User Group) je možnosťou, ako sa poučiť z chýb iných, je príležitosťou, ako sa naučiť otvorene o svojich omyloch hovoriť a je miestom, kde je možné obklopiť sa podobne zmýšľajúcimi ľuďmi. BPUG podporuje projektových manažérov a zvyšuje ich odbornosť.

Jana Balážová